Facturar desde Excel: de tu hoja de cálculo a facturas fiscales

¿Hace falta integrar la tienda para poder facturar?

Casi todo el software de facturación electrónica parte de la misma suposición: que tienes una tienda online y que existe un conector para ella. Es cómoda y es falsa para una parte enorme del comercio español. Se vende en marketplaces sin conector, en ferias y mercadillos, por mensaje directo, por teléfono. Se prestan servicios que se facturan a fin de mes a un puñado de empresas. El denominador común de toda esa gente no es una API: es una hoja de cálculo.

La tesis de esta página es corta: no hace falta integrar nada. Si tienes tus ventas apuntadas en un Excel o en un Google Sheets, se exportan a CSV, se suben y salen facturas. Facturas de verdad, no PDF bonitos: con su número correlativo dentro de la serie, encadenadas a la anterior, firmadas digitalmente y remitidas a Hacienda.

Conviene distinguir esto de lo que hace el software de gestión generalista cuando ofrece «importar un Excel». Ahí la importación suele ser una carga de histórico: subes facturas que ya existían, emitidas fuera, para tener el archivo completo en un mismo sitio. Aquí la fila del CSV no es una factura ya emitida: es la venta. El número, la cadena, la firma y el envío los genera el sistema al importar. Es la diferencia entre archivar y emitir.

Hay tres vías de entrada y las tres alimentan la misma numeración:

• Shopify nativo: el webhook de pedido pagado crea la factura sola, y el de reembolso genera la rectificativa, también en devoluciones parciales.
• Importación CSV: subes el fichero de ventas y se emite una factura por fila válida.
• Factura manual desde el panel: descripción, importe, tipo de IVA y fecha, para lo que no cabe en una hoja.

¿Qué columnas hacen falta?

Tres obligatorias y tres opcionales. Con las tres primeras ya se factura; las otras tres son las que permiten que esto valga para cualquier negocio y no sólo para venta a consumidor final.

El separador puede ser coma o punto y coma —se detecta leyendo la cabecera, así que el CSV que exporta un Excel en español funciona igual que el anglosajón—. Los decimales se admiten con coma o con punto. Las cabeceras no distinguen mayúsculas ni espacios sobrantes, y el BOM que mete Excel al guardar en UTF-8 se maneja solo.

Un ejemplo de un fichero real, con tres tipos de IVA distintos y una factura completa mezclada entre simplificadas:

Fecha;Nombre;Precio de venta;Tipo de IVA;NIF;Cliente
15/01/2026;Consultoría enero;1.210,00;21;B75775528;Mi Cliente SL
16/01/2026;Menú del día x20;220,00;10;;
17/01/2026;Libro de texto;41,60;4;;

¿Cómo funciona la importación?

El flujo entero cabe en un minuto. Exportas tu hoja a CSV, eliges el cliente en el panel, subes el fichero y el sistema hace el resto sin preguntarte por el formato.

Por cada fila válida se crea una factura completa: se le asigna el siguiente número de la serie activa, se encadena con la huella de la anterior, se firma con XAdES-EPES y se envía a Hacienda. No hay un paso intermedio en el que tengas que revisar y confirmar factura por factura.

Al terminar recibes un resumen de lo que ha pasado: cuántas facturas se han enviado, cuántas quedan pendientes de envío automático, cuántas filas se han omitido por estar ya importadas, y cuántas han dado error. Las filas con error se listan una a una con su número de línea y el motivo en castellano llano —«Fecha inválida: 32/04/2026», «Tipo de IVA no admitido: 7»— y no abortan la importación: el resto del fichero se procesa igual. Corriges esas líneas y vuelves a subir el mismo fichero.

Detalles para que no te pille nada: sólo se admite extensión .csv, con un máximo de 5 MB, que da para decenas de miles de filas.

¿Qué pasa si subo dos veces el mismo fichero?

No pasa nada, y esto es más importante de lo que parece. Cada fila genera un identificador determinista a partir de su contenido —una huella SHA-256 de la fecha, la descripción y el importe—. Si esa fila ya se importó, se omite en silencio y aparece en el recuento de omitidas.

La consecuencia práctica es que puedes trabajar con un fichero acumulativo. Añades las ventas de la semana al mismo Excel, lo vuelves a subir entero y sólo entran las nuevas. No hace falta que lleves la cuenta de por dónde ibas ni que trocees el fichero por meses.

El matiz: la huella se calcula sobre el contenido. Si corriges el importe o la descripción de una fila ya importada, para el sistema es una fila nueva y se emitirá otra factura. Las facturas ya enviadas no se editan —se corrigen con una rectificativa—, así que revisa el fichero antes de subirlo.

¿Por qué importa el orden de las filas?

Porque la cadena no se puede reordenar después. Cada factura incorpora la huella de la anterior, y esa secuencia es justo lo que la norma pide proteger. Las facturas se emiten en el orden en que aparecen en el fichero, así que ordena tu hoja por fecha antes de subirla.

Si importas una venta de enero después de haber emitido las de febrero, la factura de enero llevará un número posterior. No rompe la cadena criptográfica, pero deja una serie cuya numeración no sigue el orden cronológico, y eso es lo primero que mira una inspección. Se puede vivir con ello, pero es mejor no crearlo.

¿Y las devoluciones y las facturas sueltas?

La importación emite ventas. Para lo demás hay dos vías. Las facturas manuales desde el panel cubren lo que no cabe en una hoja: un servicio puntual, una venta con condiciones raras, una factura que te piden a última hora.

Las devoluciones tienen un matiz honesto. En Shopify la rectificativa sale sola al registrar el reembolso, incluidas las parciales. En la importación por CSV no hay un webhook que avise, así que la rectificativa se emite desde el panel cuando la devolución ocurre. Si tu negocio tiene muchas devoluciones y no vende por Shopify, cuéntanoslo en la llamada: es el punto que más conviene mirar antes de empezar.

¿A quién le sirve esto?

A cualquiera que tenga actividad económica y no tenga —o no quiera— una integración. Algunos casos concretos:

• Marketplaces sin conector nativo: Vinted, Wallapop, Etsy, Amazon, TikTok Shop. Del export de Vinted además se reconoce el formato oficial.
• Tiendas en WooCommerce, PrestaShop o Magento, que exportan sus pedidos a CSV.
• Servicios y profesionales que facturan a fin de mes a unas pocas empresas, con NIF y factura completa.
• Hostelería y alimentación, con el 10 %; librerías y prensa, con el 4 %.
• Venta presencial: ferias, mercadillos, venta directa, encargos por teléfono o por mensaje.
• Gestorías que llevan la facturación de varios clientes en hojas de cálculo.

Si vendes en Shopify, la integración nativa es mejor: no tienes que exportar nada y las devoluciones se resuelven solas. Lo cuento en la página de TicketBAI para Shopify.

¿Tengo que emitir factura por cada venta a un particular?

Casi siempre sí, y esta es la parte con más ruido alrededor. El artículo 2.1 del Reglamento de facturación obliga a empresarios y profesionales a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios de su actividad. Las excepciones del artículo 3 son tasadas —operaciones exentas del artículo 20, recargo de equivalencia, régimen simplificado, agricultura, ganadería y pesca— y la venta minorista online a un consumidor final no está entre ellas.

Lo que sí puedes casi siempre es emitir factura simplificada en vez de completa. El artículo 4.1.a) la permite hasta 400 € con IVA incluido, y el 4.2.a) la extiende hasta 3.000 € con IVA en determinadas ventas al por menor a consumidor final. Merece la pena subrayarlo porque medio internet repite que por encima de 400 € hay que hacer factura completa: en comercio minorista a particular, no.

Hay un límite que conviene tener presente si vendes fuera de España: el artículo 4.4 prohíbe la factura simplificada en las entregas a otro Estado miembro del artículo 25 de la Ley del IVA y en las ventas a distancia intracomunitarias, salvo que se aplique la ventanilla única. Si envías a Francia o a Italia, revísalo antes de dar por hecho el formato corto.

¿Qué no cubre la importación?

Lo mismo que no cubre el resto del producto, más un par de cosas propias del formato. Mejor saberlo antes de montar el fichero.

• Operaciones exentas o no sujetas: el XML sale siempre como sujeta y no exenta. Sin exportaciones, entregas intracomunitarias, Canarias, Ceuta ni Melilla.
• Régimen especial de bienes usados (REBU): no se aplica. Si revendes segunda mano comprada a particulares, el importador factura sobre el precio total y no sobre el margen.
• Retención de IRPF: no se aplica, así que un profesional que factura con retención a empresas no encaja hoy.
• Una sola línea por factura: cada fila es un concepto. Una factura con varios conceptos se hace desde el panel.
• Un solo tipo de IVA por factura: si una venta mezcla tipos, va por factura manual.
• Sin multidivisa: los importes se interpretan en euros.
• Las devoluciones no se importan: se emiten como rectificativa desde el panel.

Y una que no depende de nosotros: si el importe de una celda es ambiguo —por ejemplo 1.234, que puede ser mil doscientos treinta y cuatro o uno coma doscientos treinta y cuatro— la fila se rechaza en vez de adivinar. En un documento que se firma y se envía a Hacienda, y que después sólo se corrige rectificando, preferimos negarnos a emitir.

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